Aumento expressivo no volume de pedidos de reembolso com violações às políticas das empresas. Saiba o que pode e o que não pode na prestação de contas de gastos corporativos.
Uma pesquisa revela que o valor médio das despesas corporativas dos funcionários foi de R$ 121,61 por gasto, em média R$ 2 mil mensais, no início do ano. Porém, ao solicitar o reembolso dos montantes, diversos indivíduos acabaram no prejuízo: observou-se um acréscimo de 78% na quantidade de solicitações com descumprimento das diretrizes de reembolso das organizações.
Além disso, é importante ressaltar a necessidade de garantir que os colaboradores sejam devidamente compensados, seja por meio de restituição, recompensa ou indenização, de acordo com as políticas internas estabelecidas pelas empresas.
Gerenciamento de Reembolso: Estratégias para Reduzir Prejuízos
Em termos financeiros, isso implica em R$ 400 mensais em recursos não reembolsáveis por colaborador. Caso as falhas ocorram mensalmente, ao término de um ano, as perdas podem atingir R$ 4.800. A pesquisa foi conduzida pela Flash, ferramenta de controle de jornada de trabalho, comparando informações do primeiro semestre de 2024 com o ano anterior, com base em três milhões de despesas registradas por funcionários de empresas de diversos tamanhos.
As infrações mais comuns incluem: despesas atrasadas em relação ao prazo de prestação de contas estabelecido pela empresa (54,57%); valores que ultrapassam o estipulado pela política corporativa (18,89%); possibilidade de duplicação do pedido de reembolso (16,40%); e falta de comprovante de despesa (4,90%).
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Muitas vezes, o profissional guarda os recibos e acaba se esquecendo de prestá-los. Se a política de prazos da empresa for rígida, o reembolso pode ser negado. Mesmo em organizações com diretrizes mais flexíveis, isso pode acarretar problemas para o setor financeiro devido a custos adicionais.
A falta de comprovantes também pode representar um desafio significativo se a documentação não estiver disponível para verificação, alerta Aldo Caterina, diretor-geral da unidade de gestão de despesas da Flash. Os problemas na prestação de contas podem ter impactos diretos e adversos.
O atraso no reembolso pode resultar em prejuízos financeiros, já que o colaborador pode precisar arcar com os gastos do próprio bolso. Luiz Carlos Andrade de Souza, advogado e membro do CORHALE – Comitê RH de Apoio Legislativo – órgão consultivo da ABRH-SP, destaca que toda empresa que estabelece uma política de reembolso deve disponibilizar as regras de forma clara, seja por meio do seu site ou de outros meios.
Os valores que podem ser gastos, conforme explica o advogado e membro do CORHALE, podem ser estabelecidos por meio de pesquisa de mercado ou pela Convenção ou Acordo Coletivo da categoria profissional. Caterina, da Flash, acrescenta que em relação aos gastos realizados com cartão corporativo, caso o montante ultrapasse o limite estipulado pela política interna, algumas empresas podem solicitar o reembolso do valor excedente ou até mesmo descontá-lo do salário do colaborador.
Há ainda situações mais graves envolvendo despesas consideradas fraudes, como despesas falsas: apresentar recibos ou faturas de despesas que nunca ocorreram.
Fonte: @ Valor Invest Globo
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